Как грамотно перейти на электронные трудовые книжки в 2024 году: советы и рекомендации

С начала 2024 года Минтруд РФ выдает трудовые книжки только в электронном виде. Бумажные трудовые книжки перенесут на электронную базу данных, необходимо оформить заявления и проверить записи. Как получить электронные трудовые книжки — один из главных вопросов для сотрудников организаций.

Шаг 1. Необходимо прийти в кадровую службу своей организации и сдать бумажные трудовые книжки. Заявления на получение электронных трудовых книжек устанавливаются по форме СЗВ-ТД. Также нужно проверить, что в бумажных книжках записаны правильно все данные.

Шаг 2. Подготовьте отчетность по форме СЗВ-ТД, изменив формат заполнения в соответствие с электронной формой. Сотрудник должен принести отчетность в кадровую службу организации. Документы должны быть проверены на соответствие электронному виду трудовой книжки перед выдачей.

Шаг 3. После того, как кадровая служба оформит электронные трудовые книжки, они будут выданы сотруднику. Остается только проверить их на наличие всей записи. Теперь сотрудник готов к работе с электронными трудовыми книжками и не потеряет свою запись.

Важно понимать, что переход на электронные трудовые книжки будет постепенным, поэтому от сотрудников требуется грамотно подготовиться к этому процессу, чтобы его успешно пройти и избежать недоразумений в будущем.

Ключевые моменты перехода на электронные трудовые книжки в 2024 году

Шаг 1. Сдать бумажные трудовые книжки в органы, которые выдали их. Взамен получить заявление на выдачу электронной трудовой книжки (ЭТК).

Шаг 2. Оформить заявление на получение ЭТК в СЗВ-ТД по месту жительства или работы. Получить уведомление о выдаче ЭТК.

Шаг 3. Проверить формат записей в бумажной трудовой книжке: они должны соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ. Из материалов бумажных книжек перенесут только записи о трудовом стаже, которые подлежат внесению в ЭТК в формате, определенном законодательством.

Ключевые аспекты перехода:

• Перед началом перехода на ЭТК необходимо сдать бумажную трудовую книжку;
• В некоторых случаях необходимо оформить заявление на выдачу трудовой книжки снова: на новых носителях информации;
• Получить уведомление о выдаче ЭТК и проверить, что все записи переданы в правильной форме.

Важно: Если вы по каким-то причинам не можете перейти на ЭТК, вам должны выдать бумажную трудовую книжку.

Почему электронные трудовые книжки становятся необходимыми

В 2024 году в России сдать отчетность и проверить записи в трудовой книжке уже не получится на бумажных носителях. Это связано с переходом на электронные формы отчетности и ведения трудовых книжек.

Первый шаг к переходу на электронные трудовые книжки уже сделан – в 2019 году было принято решение о выдаче электронных книжек для всех работников, начиная с 2020 года. К 2024 году все должны перенести свои записи в электронную форму.

• Более удобный формат – электронные записи позволят быстрее и проще оформить заявления на получение пособий или выдачу справок, т.к. необходимые данные будут доступны сразу
• Отчетность в электронной форме – СЗВ-ТД как форму отчетности будут доступны только в электронном виде
• Снижение количества бумажных носителей – переход на электронный формат позволит сократить затраты на бумажные носители

Как перейти на электронные трудовые книжки: лучшие практики

Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг для современных организаций. Чтобы избавиться от бумажных трудовых книжек и перейти на электронные формы, нужно выполнить несколько шагов.

Шаг 1. Оформить заявления

Необходимо оформить заявления на перенесут вашу трудовую книжку в электронную форму. Как правило, заявление может быть оформлено в установленной форме и подано в отдел кадров вашей организации.

Шаг 2. Сдать бумажные носители

После того, как заявление будет принято, вам нужно будет сдать бумажные носители трудовой книжки и СЗВ-ТД. Вам стоит проверить, что все записи в книжке и СЗВ-ТД соответствуют действительности.

Шаг 3. Проверить отчетность

После того, как вы перешли на электронную трудовую книжку, вам необходимо проверять отчетность, предоставляемую отделом кадров. Не забывайте, что электронная отчетность может быть недоступна в течение первого месяца после перехода.

В результате выполнения всех шагов вы получите электронную форму вашей трудовой книжки, которую вы можете получить из вашего личного кабинета.

• Оформить заявление на перенесение в электронную форму;
• Сдать бумажные носители в трудовой книжке и СЗВ-ТД;
• Проверить отчетность, предоставляемую отделом кадров.

Основные преимущества перехода на электронные трудовые книжки

1. Официальность и актуальность записей. Переход на электронные трудовые книжки станет важным шагом в сфере учета трудовых отношений. Электронные трудовые книжки позволят отслеживать и проверять записи мгновенно, что гарантирует актуальность информации. Бумажные трудовые книжки, в свою очередь, требуют дополнительных усилий для отчетности и проверки.

2. Удобство использования. Электронные формы трудовых книжек предлагают простой и удобный интерфейс для их оформления и проверки. Получить и перенести записи из бумажных трудовых книжек в электронный вид можно быстро и безопасно. Также можно оформить заявления и проверить связанные с этим документы без необходимости доставки бумажных копий.

3. Улучшение отчетности. По данным СЗВ-ТД, переход на электронные трудовые книжки улучшит способность к предоставлению данных для отчетности в электронной форме. Это уменьшит затраты на процесс отчетности в сравнении с использованием бумажных трудовых книжек.

4. Экологические преимущества. Переход на электронные трудовые книжки уменьшит необходимость в использовании бумажных носителей, что положительно скажется на экологии. Также сдача бумажных книжек на выдачу документов будет больше не нужна, что сократит время на выдачу трудовых книжек.