Как вести журнал кассира-операциониста при онлайн-кассе: инструкция от Первого Бита

Для любой компании, работающей с наличными деньгами, ведение бухгалтерского учета является необходимостью. Один из основных инструментов бухгалтерского учета — кассовая книга, которая является своеобразной дневником всех кассовых операций.

С появлением новых форм налогообложения, таких как УСН или РКО, требования к ведению кассовой книги изменились. Кроме того, сейчас актуальна тема онлайн-касс, требующих от кассира-операциониста своевременного оформления кассового чека. Несоблюдение правил и требований ПКО может привести к штрафам и недопущению к выходу на рынок в будущем.

В этой статье мы разберемся с правилами и требованиями, которые необходимо соблюдать при ведении касовой книги для онлайн-касс. В статье вы найдете инструкцию по оформлению журнала операций, а также понятный алгоритм как заполнять формы кассовых операций.

Ведение журнала кассира-операциониста при онлайн-кассе: инструкция от Первого Бита

Оформление журнала

Журнал кассира-операциониста — это книга учета кассовых операций, которая должна соответствовать требованиям федерального законодательства и Приказа ФНС от 28.12.2012 №№КМ-1―КМ-9.

Книга должна быть заполнена четко, без исправлений, иметь нумерацию и общую форму.

Ведение журнала

Каждая кассовая операция должна быть зарегистрирована с указанием номера операции, даты, суммы, наименования товара или услуги, номера чека и ФН. Необходимо также указать форму оплаты (например, наличные или безналичные средства).

Для отмены кассовой операции необходимо заполнить специальную запись в журнале с указанием причины отмены и даты операции.

Учет операций

Кассовый ордер или кассовый чек, который выдается клиенту, должен содержать номер операции, дату, сумму, наименование товара или услуги, номер чека и ФН. Эту же информацию необходимо занести в книгу учета кассовых операций.

Важно следить за соответствием суммы наличных денег в кассе и данных в журнале, проводить сверки и подтверждения со стороны бухгалтерской службы.

РКО и ПКО

При проведении РКО или ПКО необходимо заполнить отдельную запись в книге учета кассовых операций, указав дату, сумму и назначение платежа.

Если организация работает по упрощенной системе налогообложения, то необходимо также вести учет РКО и ПКО по отдельной форме.

Необходимость ведения журнала кассира-операциониста

Бухгалтерский учет операций, проводимых кассиром-операционистом, является обязательным требованием касательно кассовой дисциплины. В соответствии с Правилами кассовой дисциплины при использовании онлайн-кассы необходимо вести журнал кассира-операциониста.

Для регистрации операций кассир-операционист должен пользоваться книгой учета операций, а также формами №КМ-1—КМ-9, кассовой книгой (если учет ведется по УСН 6% или по УСН 15%). Журнал кассира-операциониста может быть оформлен в виде таблицы или использовать формы ПКО, РКО в качестве основы.

В журнале кассира-операциониста должны отображаться дата, наименование товара/услуги, их стоимость, вид оплаты, сумма, фискальный номер ЭКЛЗ, номер, дата и наименование первичного и вторичного документов, подтверждающих налоговые обязательства.

Журнал кассира-операциониста должен быть своевременно, четко и правильно заполнен, а также быть доступным для проверки налоговыми инспекциями. Кроме того, он должен быть веден в соответствии со всеми установленными требованиями, включая правила в случае отмены операций.

Инструкция по ведению журнала кассира-операциониста

Для ведения кассовых операций при использовании онлайн-кассы и учета их в бухгалтерской отчетности требуется вести журнал кассира-операциониста (ПКО).

Для оформления журнала необходимо соответствовать требованиям, установленным законодательством и налоговыми органами. ПКО должен содержать номера строк ПКО и документов, которые лежат в его основе.

• Для кассира-операциониста на УСН без работников существует форма №КМ-1.
• Для кассира-операциониста, работающего на ОСН и УСН с работниками, используются бланки форм №№КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8 и КМ-9.

Для ведения подробного учета операций с наличными деньгами, кассовая книга должна содержать форму РКО (расходный кассовый ордер).

Для отмены или исправления ошибок в журнале используются следующие формы: КО-1 (отменительный кассовый ордер), КО-2 (корректирующий кассовый ордер) и КО-4 (корректирующий кассовый ордер на возврат получателю).

Основные правила ведения журнала кассира-операциониста при онлайн-кассе

Ведение книги учета является одним из <<минусов>> системы онлайн-касс. Кассиру-операционисту требуется вести книгу учета кассовых операций, в которой должны отображаться все произведенные потребителем покупки и возвраты. Это может быть как бухгалтерский учет, так и учет для УСН.

Оформление журнала довольно важно и должно соответствовать требованиям Российского Федерального закона. Оформление книги учета находится под прицелом РКО и других контрольных органов. В связи с этим, правильность соблюдения формы книги существенна для успешного прохождения последующих проверок.

Требования к ведению журнала очень строгие. В нем должны быть отражены все операции по продаже товаров или оказанию услуг, а также суммы налогов, в том числе НДС и необходимые отметки о корректировке документов.

• Ведение журнала в кассовой форме. В кассовой книге учета должны содержаться сведения об источниках поступления и их использовании: зачисления наличных иностранных денежных средств, зачисление безналичных в национальной валюте и другие перемещения. В книге обязательно указываются ФИО и номер паспорта покупателя.
• Ведение журнала в форме ПКО. В форме ПКО происходит учет всех кассовых операций, от начисления до списания, и прибыли. В книге учета должны быть отражены все денежные средства, поступившие в кассу и выбывшие из неё.

Отмена операций также должна быть правильно отражена в книге учета. Журнал ведения кассовых операций должен иметь отдельную колонку, в которой проставляются отметки об отмене операции и следующие суммы возврата. Операции должны быть пронумерованы от 1 до №№км-1―км-9, в соответствии с номерами форм Рабочей книги кассира-операциониста.

• Нумерация книг и заполнение их производится в порядке расчетного периода. Начинается он с первого числа месяца.
• Состав подотчетных лиц и право подписи устанавливается руководителем организации. Количество сотрудников, допущенных к работе с кассовой книгой, должно быть минимальным.

Хранение журнала кассира-операциониста

Требования кведению журнала кассира-операциониста устанавливаются бухгалтерской книгой учета кассовых операций (№№КМ-1―КМ-9). Эта книга должна соответствовать форме кассовой книги. В журнале кассира-операциониста необходимо проводить учет кассовых операций, в том числе по РКО, приходу, расходу и отмене операций.

Ведение кассового журнала не является обязательным для всех предприятий, но если ваша компания уплачивает налог на общих основаниях, то вам необходимо вести кассовую книгу. Если вы работаете по УСН, то можете не вести книгу учета кассовых операций, однако при этом необходимо иметь документы на каждую кассовую операцию.

Оформление журнала кассира-операциониста должно соответствовать установленным формам и требованиям. Он должен иметь заполненные поля по каждой операции, включая дату, описание операции, сумму операции, номер кассового ордера и операциониста. Необходимо также проставлять подписи операциониста и ответственного лица.

Учет кассовой книги должен осуществляться строго в соответствии с установленными требованиями. Все записи должны быть четко проведены и подтверждаться соответствующими документами.

Сохранять кассовую книгу необходимо в течение минимум 5 лет. Она должна храниться в безопасном месте, предназначенном для хранения бухгалтерской и налоговой документации.

Для лучшей организации и контроля над данными, можно вести журнал кассира-операциониста в электронном виде. В этом случае необходимо обеспечить надежность сохранения данных и сохранять их в течение установленного законодательством срока.

Ошибки, которые необходимо избегать при ведении журнала кассира-операциониста

При ведении журнала кассира-операциониста необходимо соблюдать все требования, выделенные для этого. В первую очередь, ведение журнала необходимо проводить в специальной книге, оформленной согласно бухгалтерским формам и требованиям.

Ошибки, которые допускать нельзя при ведении журнала, включают отмену или переписывание операций в кассовой книге, использование двойных номеров документов и кассовых чеков, а также некорректное оформление документов.

Важно также следить за правильностью заполнения форм №№КМ-1―КМ-9. Нельзя пропускать даже мелкие операции и необходимо вести учет всех денежных средств, поступающих и расходующихся в кассе.

При возникновении различных ситуаций, связанных со сторно операций и изменением их статуса, необходимо соблюдать ПКО и проводить все процедуры в соответствии с установленными правилами и требованиями.

Не следует допускать ошибки при ведении журнала кассира-операциониста, так как они могут привести к серьезным последствиям и проблемам при дальнейшей работе с кассой.